Landesverwaltung

Mit wenigen Klicks zu verständlichen Texten

Ein Beamter sitzt an seinem papierlosen Schreibtisch und arbeitet an einer eAkte. (Foto: © dpa)

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landesverwaltung erhalten eine Software, mit der Texte auf ihre Verständlichkeit überprüft werden können. Behördenschreiben und Inhalte von Vorschriften sollen mit gut aufbereiteten Texten kommuniziert werden.

„Schreiben von Behörden mit Fachbegriffen und Schachtelsätzen führen oft zu Frust. Das verursacht so manchen Protest. Oder vermeidbare Nachfragen“, sagte Staatsrätin Gisela Erler. Inzwischen gibt es dafür einfache Software. Sie erkennt Nominalstil, Passiv und Bandwurmsätze. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landesverwaltung erhalten jetzt diese Software. Staatsrätin Erler erklärte: „Wir wollen, dass künftig die Verständlichkeit ein Kriterium für gute Texte wird. Texte müssen fachlich richtig sein. Und die Leserinnen und Leser sollen sie verstehen. Wie verständlich Texte sind, sehen die Autorinnen und Autoren jetzt auf einen Klick. Wie in einer Rechtschreib-Prüfung. Unkompliziert und verlässlich.“ Die Landesregierung erfüllt damit eine Vorgabe des Koalitionsvertrags.

Mit der Verständlichkeits-Offensive setzt die Landesregierung Projekte für weniger Bürokratie um. Inhalte von Vorschriften werden künftig mit gut aufbereiteten Texten kommuniziert. Damit kann die Zufriedenheit mit Bürokratie erhöht werden. Der Chef der Staatskanzlei, Florian Stegmann sagte: „Formulare und Schreiben von Behörden dürfen die Menschen nicht verzweifeln lassen. Sie müssen so formuliert sein, dass alle sie verstehen.“

Software funktioniert wie ein Rechtschreib-Programm

Die Software funktioniert wie ein Rechtschreib-Programm. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können jeden Text auf ihrem PC damit untersuchen. Die Software macht Vorschläge. Es steht jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter frei, diese Vorschläge zu nutzen. Die Software gibt einen Zielwert vor. Er ist nicht verbindlich. Er hilft aber, einen Eindruck davon zu bekommen, ob der selbst verfasste Text für Dritte verständlich ist.

Kommunikationswissenschaftlerinnen und -wissenschaftler der Universität Hohenheim untersuchen seit 15 Jahren die formale Verständlichkeit zahlreicher Texte: Verwaltungs- und Regierungstexte, Vorstandsreden von DAX-Unternehmen, Kunden-Kommunikation von Unternehmen, Berichterstattung der Medien oder Wahlprogramme. Möglich werden diese Analysen durch die Verständlichkeits-Software „TextLab“. Die Software wurde von der H&H CommunicationLab GmbH in Ulm und von Forscherinnen und Forschern der Universität Hohenheim entwickelt. Sie berechnet verschiedene Lesbarkeitsformeln sowie Textfaktoren, die für die Verständlichkeit relevant sind (zum Beispiel Satzlängen, Wortlängen, Schachtelsätze). Daraus ergibt sich der „Hohenheimer Verständlichkeitsindex“. Er bildet die Verständlichkeit von Texten auf einer Skala von null (schwer verständlich) bis 20 (leicht verständlich) ab. Zum Vergleich: Doktorarbeiten in Politikwissenschaft haben eine durchschnittliche Verständlichkeit von 4,3 Punkten. Hörfunk-Nachrichten kommen im Schnitt auf 16,4 Punkte, Politik-Beiträge überregionaler Tageszeitungen auf Werte zwischen elf und 14.

Die Kosten für das erste Betriebsjahr der Software in der Landesverwaltung und die Schulungen liegen bei rund 150.000 Euro.

Verständliche Sprache

Normenkontrollrat Baden-Württemberg: Wie kann die Verständlichkeit behördlicher Texte verbessert werden? Eine Handreichung für die öffentliche Verwaltung in Baden-Württemberg (PDF)

Bürokratieabbau

Die Landesregierung hat im September 2017 ein umfassendes Regierungsprogramm zur Entbürokratisierung verabschiedet. Im November 2019 hat sie sich zu einem umfangreichen Arbeitsprogramm Bürokratieabbau verpflichtet. Im November 2020 verabschiedete sie ein Entlastungspaket für Verein und Ehrenamt. Damit greift die Landesregierung unter anderem Vorschläge des Normenkontrollrats Baden-Württemberg und anderer Akteure auf. Der Normenkontrollrat berät die Landesregierung als unabhängiges Gremium seit 1. Januar 2018.

Staatsministerium: Koordinator für Bürokratieabbau

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