e-Akte

Neue Pilotprojekte zur elektronischen Akte

Ein Beamter sitzt an seinem papierlosen Schreibtisch und arbeitet an einer eAkte. (Foto: © dpa)

Im Rahmen zweier neuer Pilotprojekte sollen die Landkreise Biberach und Karlsruhe künftig elektronisch mit dem jeweils zuständigen Verwaltungs- und Sozialgericht kommunizieren. Den Anfang macht der Landkreis Karlsruhe. Ziel ist es das Behörden und Justiz ohne Medienbruch kommunizieren können.

Künftig sollen Akten von den baden-württembergischen Verwaltungsbehörden direkt elektronisch an die Verwaltungs- und Sozialgerichte im Land weitergegeben werden können. Dazu haben sich der baden-württembergische Minister der Justiz und für Europa, Guido Wolf, der Präsident des Gemeindetags, Roger Kehle, sowie Vertreter der Kommunen am 10. April 2017 bei einem runden Tisch „eJustice und elektronische Kommunikation“ in Stuttgart bekannt. Minister der Justiz und für Europa Guido Wolf sagte: „Die elektronische Akte für Kommunen und Verwaltung ergibt nur Sinn, wenn sie an die Gerichte weitergegeben werden kann.“

Der Präsident des Gemeindetags Baden-Württemberg, Roger Kehle, ergänzte: „Wir müssen in den Rathäusern zukunftsorientiert arbeiten und das heißt ganz klar: digital. Die Zeiten des analog wiehernden Amtsschimmels sind vorbei. Die Umstellung ist ein schwieriger, aber längst überfälliger Schritt, den die Bürgerinnen und Bürger von uns erwarten. In vielen Bereichen bringt diese Umstellung auf die elektronische Akte und den elektronischen Rechtsverkehr allen Beteiligten – der Bürgerschaft wie den Verwaltungen – aber auch große Vorteile: Aufwändige Kopierarbeiten, überbordende Aktenschränke und langwierige Postlaufzeiten sind teuer und ärgerlich. Die Städte und Gemeinden nehmen die Herausforderung „Digitales Rathaus“ deshalb gerne und engagiert an.“

Start des Pilotprojekts in Karlsruhe

Bei der Veranstaltung im Ministerium der Justiz und für Europa stellten Minister Wolf, Präsident Kehle sowie die Landräte Dr. Christoph Schnaudigel (Karlsruhe) und Dr. Heiko Schmid (Biberach) die beiden baden-württembergischen Pilotprojekte von Justiz und Verwaltung vor, die noch im Sommer ihren Betrieb aufnehmen werden. Die jeweils am Prozess beteiligten Landkreise Biberach und Karlsruhe werden im Rahmen dieser Projekte ausschließlich elektronisch mit dem Gericht kommunizieren.

Pilotkammern des Sozialgerichts Karlsruhe werden bereits ab 3. Juli insbesondere in Schwerbehindertenverfahren papierlose Akten durch den Landkreis Karlsruhe über das Landesversorgungsamt beim Regierungspräsidium Stuttgart ausschließlich elektronisch vorgelegt.

Der Landrat des Landkreises Karlsruhe, Dr. Christoph Schnaudigel, sagte: „Für den Landkreis Karlsruhe ist dies ein sehr gut geeignetes Leuchtturmprojekt zum Einstieg in den elektronischen Rechtsverkehr. Durch digitale Prozesse und Akten können alleine im Landratsamt Karlsruhe in diesem Verfahren 2.300 laufende Meter Papierakten kurzfristig eingespart werden und Vorgänge dezentral und effizienter bearbeitet werden.“

Kommunikation ohne Medienbrüche

Wenig später wird das baden-württembergische Pilotprojekt für die Verwaltungsgerichte seinen Betrieb aufnehmen. Beteiligt sind Kammern des Verwaltungsgerichts Sigmaringen und der Landkreis Biberach. Ab September wird dort der medienbruchfreie elektronische Rechtsverkehr zwischen Landkreis und Verwaltungsgericht erprobt.

Landrat Dr. Heiko Schmid sagte: „Bereits seit einigen Jahren arbeiten wir im Landratsamt Biberach mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem und in einigen Bereichen auch bereits mit elektronischen Akten. Es ist jetzt ein weiterer logischer Schritt, dass diese Akten auch elektronisch dem Gericht vorgelegt werden können. Es gibt dadurch keinen Medienbruch zwischen Verwaltung und Gericht. Wir versprechen uns eine deutliche Entlastung und schnellere Verfahrensabläufe in der Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsgericht.“

Minister der Justiz und für Europa Guido Wolf abschließend: „Charakteristisches Merkmal der verwaltungs- und sozialgerichtlichen Verfahren ist die Beiziehung der Verwaltungsakte, die regelmäßig ihren Ausgangspunkt in der Antragsstellung bei Landratsämtern, Städten und Kommunen hat. Deshalb besteht gerade in der Sozial- und Verwaltungsgerichtsbarkeit ein großes Potential zur umfassenden Digitalisierung des Geschäftsablaufs. Eine elektronisch geführte Verwaltungsakte wird künftig medienbruchfrei und effizient elektronisch durch das Gericht beigezogen werden können. Neben den komfortableren Möglichkeiten der Aktenbearbeitung durch Such- und Strukturierungsfunktionen bringt dies auch zeitliche Vorteile: Die Aktenübermittlung geschieht sekundenschnell. Die Akte selbst bleibt trotz Übermittlung weiterhin auch für den Absender greif- und lesbar.“

Die eAkte in Baden-Württemberg

Baden-Württemberg hat im vergangenen Jahr als erstes Bundesland die vollelektronische Akte in gerichtlichen Streitverfahren eingeführt. Bislang wird in jeweils vier Kammern der beiden Pilotgerichte, dem Landgericht Mannheim und dem Arbeitsgericht Stuttgart, der Betrieb der elektronischen Akte getestet. Minister der Justiz und für Europa Guido Wolf hatte am 13. Juni 2016 die Pilotierung in einer Feierstunde am Landgericht Mannheim offiziell eröffnet.

Die verpflichtende Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs ist bis spätestens 1. Januar 2022 gesetzlich vorgeschrieben. Das baden-württembergische Ministerium der Justiz und für Europa stimmt eine frühere Verpflichtung eng mit der Verwaltung und den kommunalen Landesverbänden ab.

Der Runde Tisch „eJustice und elektronische Kommunikation“ im Ministerium der Justiz und für Europa ist Teil der Digitalisierungsstrategie der Landesregierung, „digital@bw“.

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