Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Dr. Stefan Brink, hat im Rahmen seiner Prüfung der Datenschutz-Folgenabschätzung für eine datenschutzkonforme Nutzung von Microsoft 365-Werkzeugen als Teilbereich der Digitalen Bildungsplattform dem Start eines Pilotprojekts an 20 bis 30 Schulen zugestimmt.
Die Digitale Bildungsplattform soll den Schulen wesentliche Anwendungen und Dienste für einen digital unterstützten Unterricht bereitstellen. Die Plattform ist modular aufgebaut und hat zum Ziel, Lehrkräfte, Schulen und Schulträger von technischen, administrativen und datenschutzrechtlichen Fragen zu entlasten. Sie ist als Angebot an die Schulen zu verstehen, mit dem die Lehrerinnen und Lehrer digital unterstützten Unterricht vorbereiten und durchführen können. Neben Moodle mit dem Videokonferenzsystem Big Blue Button, dem Messenger-Dienst Threema für Lehrkräfte sowie einem weiteren Lernmanagementsystem, das kurz vor dem Abschluss einer EU-weiten Ausschreibung steht, sollen auch Microsoft 365-Programme zum Einsatz kommen. Hier geht es um die dienstliche E-Mail-Adresse für Lehrkräfte, klassische Büro-Werkzeuge wie Word, PowerPoint, Excel sowie um einen Datenspeicher und Teams als Videokonferenz- und Kollaborationssystem. Für die Bausteine, bei denen Lösungen von Microsoft 365 zum Einsatz kommen sollen, hat das Kultusministerium mit externen Partnern eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erarbeitet. Die DSFA wurde in Absprache und enger Kooperation mit dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDi) Dr. Stefan Brink beraten und weiterentwickelt.
Das Kultusministerium begrüßt, dass der LfDi im Rahmen seiner Prüfung der DSFA für eine datenschutzkonforme Nutzung von Microsoft 365-Werkzeugen als Teilbereich der Digitalen Bildungsplattform dem Start eines Pilotprojekts an 20 bis 30 Schulen zugestimmt hat.
Datenschutz und Datensicherheit haben Vorrang vor Schnelligkeit
„Wir freuen uns, dass der Landesdatenschutzbeauftragte grünes Licht für unseren Piloten gegeben hat. Das ist ein gutes Signal für die vielen Schulen und Schulträger im Land, die seit längerem bereits Rechtssicherheit beim Einsatz von Microsoft 365 fordern. Zahlreiche Schulen nutzen bereits MS 365-Anwendungen oder würden sie gerne einsetzen, da sie sich intuitiv bedienen lassen und damit den schulischen Alltag ohne Hürden unterstützen“, sagt Kultusministerin Dr. Susanne Eisenmann und fügt an: „Wir sind uns der Dringlichkeit bewusst, den Schulen leistungsfähige Lösungen anzubieten. Datenschutz und Datensicherheit haben allerdings Vorrang vor Schnelligkeit. Deshalb haben wir uns bei der Klärung aller datenschutzrechtlichen Fragen die notwendige Zeit genommen. Unser Ziel war und ist es, eine datenschutzkonforme Lösung mit einem stimmigen Datenschutzkonzept zu finden. Dafür haben wir die Expertise des LfDI von Anfang an eingebunden. Dieser aufwendige Weg hat sich gelohnt.“
Weitere datenschutzkonforme Alternativen
Das Kultusministerium plant darüber hinaus, den Schulen zeitnah auch eine weiterentwickelte Version von Moodle zur Verfügung zu stellen, um ihnen alternative datenschutzkonforme Möglichkeiten zur Kommunikation und Kollaboration bereitzustellen. Dabei soll insbesondere die Nutzerfreundlichkeit von Moodle verbessert werden. Hinzukommen sollen außerdem ein schulischer Datenspeicher sowie das Open-Source-Office-Paket „OnlyOffice“ für das gemeinsame und zeitgleiche Arbeiten an Dokumenten.
Unterstützung für Schulen beim Datenschutz
Im Zuge der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat die Schulverwaltung ihr Unterstützungssystem für Schulen für datenschutzrechtliche Fragen ausgebaut. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kultusverwaltung wurden geschult, um als Ansprechpartner beratend zur Seite zu stehen. Daneben steht auf jeder Ebene der Schulverwaltung eine Beratungsmöglichkeit zur Verfügung. Dafür wurden 26 neue Stellen in der Schulverwaltung geschaffen, um die Schulen zu unterstützen. Darüber hinaus gibt es Handlungsanleitungen, Informationen, Hinweise und Erläuterungen. Außerdem werden Datenschutz-Schulungen für Schulleitungen, Datenschutzbeauftragte, Fachberater aber auch interessierte Lehrkräfte angeboten.
Informationen zum Pilotprojekt
Ziel des Pilotprojekts ist es, den Einsatz der Microsoft 365-Werkzeuge zu erproben und anschließend auszuwerten. Dafür werden den Lehrkräften die entsprechenden Werkzeuge zur Nutzung auf Basis einer speziell angepassten Microsoft 365 Konfiguration bereitgestellt. Für die Teilnahme am Pilotprojekt sind circa 20 bis 30 berufliche Schulen aus dem ganzen Land vorgesehen. Die Teilnahme der Schulen und Lehrkräfte erfolgt freiwillig. Alle teilnehmenden Lehrkräfte werden über ein Onlineportal begleitet.
Im Rahmen des Pilotprojekts kommen die Onlineversionen zum Einsatz. Die Nutzung der Werkzeuge auf verschiedensten Endgeräten und Betriebssystemen soll dabei ebenso beleuchtet werden wie die Verfügbarmachung der Werkzeuge und der dafür notwendigen Lizenzen über ein Rolloutportal.
Darüber hinaus soll der schulische Einsatz der genannten Werkzeuge betrachtet und die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen im Rahmen der datenschutzrechtlichen Gesamtbetrachtung auf ihre Wirksamkeit und Praktikabilität hin untersucht werden.
