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Staatsministerium

Assistenz-/Sekretariatskräfte (m/w/d)

Im Staatsministerium sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt mehrere Dienstposten einer Assistenz-/Sekretariatskraft (m/w/d) (Kennziffer I03) zu besetzen.

Das Staatsministerium ist die oberste Behörde des Landes Baden-Württemberg und unterstützt den Ministerpräsidenten bei der Umsetzung seiner Landespolitik. Es koordiniert die Tätigkeit der verschiedenen Landesministerien, bereitet Kabinettssitzungen und Beschlüsse der Landesregierung vor, organisiert die Zusammenarbeit mit dem Landtag und stellt die Arbeit der Landesregierung gegenüber der Öffentlichkeit dar.

Im Einzelnen handelt es sich um folgende Dienstposten:

1. Assistenz-/Sekretariatskraft (m/w/d) – Beschäftigungsumfang 100 % / unbefristet / Vergütung nach E 6 TV-L – für das Referat 52 (Protokoll und Ordensangelegenheiten)

Ihre Aufgaben:

  • Sekretariatsaufgaben im Protokollbereich.
  • Erstellung von Glückwunsch-, Geburtstags- und Kondolenzbriefen der Hausspitze.
  • Zentrale Ansprechpartner/-in für Anschriften und Anreden.
  • Erstellung von Einladungskarten, Menükarten, Tischkarten, Platzkarten, Programmen etc.
  • Korrespondenz zu Schirmherrschaften und Ehrenpreisen.
  • Reiseplanung, Flug- und Bahnbuchungen, Hotelbuchungen.
  • Erstellung der Glückwünsche an Generalkonsulate und Honorarkonsulate anlässlich von Nationalfeiertagen und Unabhängigkeitstagen.
  • Pflege der Adressdatenbank Cobra.
  • Betreuung Eventmanager (Einladungsdatenbank).
  • Schnittstelle zum Auswärtigen Amt.

Änderungen im Aufgabenzuschnitt bleiben vorbehalten.

2. Assistenz-/Sekretariatskraft (m/w/d) – Beschäftigungsumfang 100 % / unbefristet / Vergütung nach E 5 TV-L – für das Referat 52 (Protokoll und Ordensangelegenheiten)

Ihre Aufgaben:

  • Sämtliche Schreib-und Sekretariats- sowie verschiedene Sachbearbeitungsaufgaben insbesondere im Bereich des Verdienstordens der Bundesrepublik Deutschland. Dazu gehören insbesondere:
  • Erstellung von Schreiben, Vermerken, Verleihungsurkunden, Tabellen und anderen Texten nach Diktat, PC-Vorlagen und handschriftlichen Vorlagen,
  • Einholung von Auskünften beim Bundeszentralregister und anderen Behörden,
  • Internetrecherchen,
  • Sachstandsanfragen bei den Ordensbearbeitern/-innen der Ressorts (telefonisch oder per E-Mail), telefonische Auskünfte zu den Ehrungsvoraussetzungen und -verfahren,
  • Zusammenstellung der Ordensvorschläge des Herrn Ministerpräsidenten zur Entscheidung und Weiterleitung an das Bundespräsidialamt,
  • Vorbereitung und Durchführung des Ordensversands (einschl. Erstellung der Kabinettsvermerke),
  • Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung und Durchführung von Ehrungsveranstaltungen,
  • Eintragungen ins Ordensprogramm, Führen der Ordensstatistik,
  • Terminkoordination,
  • Teilnahme an Dienstbesprechungen.

Änderungen im Aufgabenzuschnitt bleiben vorbehalten.

3. Assistenz-/Sekretariatskraft (m/w/d) – Beschäftigungsumfang 100 % / befristet auf 2 Jahre / Vergütung nach E 6 TV-L – als Springkraft

Ihre Aufgaben:

  • Als Springkraft erfolgt der Einsatz nach Bedarf in allen Assistenz- und Sekretariatsbereichen des Staatsministeriums.

Ihr Profil:

  • Qualifikation als Fachangestellte für Bürokommunikation, Kauffrau für Büromanagement, Justizfachangestellte, Rechtsanwaltsgehilfin oder vergleichbarer Abschluss.
  • Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift sowie gute Schreibfertigkeiten und Sicherheit im Umgang mit den im Staatsministerium eingesetzten Office-Anwendungen setzen wir voraus. Access-Grundkenntnisse sind wünschenswert.
  • Erfahrungen im Sekretariats- und/oder Ministerialbereich sind von Vorteil.
  • Darüber hinaus erwarten wir ein hohes Maß an Leistungs- und Einsatzbereitschaft, Flexibilität, die Fähigkeit zu selbstständigem und strukturiertem Arbeiten sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit.

Unser Angebot:

  • Die Tätigkeit im Staatsministerium ermöglicht das Arbeiten nah am tagesaktuellen politischen Geschehen.
  • Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten, kompetenten und kollegialen Umfeld.
  • Möglichkeiten der flexiblen Gestaltung von Arbeitszeiten.
  • Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
  • Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW.
  • Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten.
  • Sportkurse im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements.
  • Verpflegungsmöglichkeiten in der Betriebskantine.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Es handelt sich um Vollzeittätigkeiten, die jedoch grundsätzlich teilbar sind. Das Land Baden-Württemberg ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann richten Sie bitte Ihre schriftliche Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, etc.) unter Angabe Ihres bevorzugten Einsatzgebietes und der Kennziffer I03 bis zum 10.12.2018 an das

Staatsministerium Baden-Württemberg
Personalreferat
Richard-Wagner-Str. 15
70184 Stuttgart

Gerne können Sie Ihre Bewerbung auch per E-Mail (bitte zusammengefasst in einer Anlage im pdf- oder tif-Format, max. 3 MB) an personalreferat@stm.bwl.de übermitteln.

Aus Verwaltungs- und Kostengründen können wir Ihre Bewerbungsunterlagen leider nicht zurücksenden.

Bitte beachten Sie außerdem die Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Bewerbungsverfahren im Staatsministerium.

Haben Sie noch Fragen?

Bei Fragen zu den Aufgabenbereichen oder zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Frau Katharina Lach (Tel.: 0711 / 2153-530).



Bewerbungsfrist: 10.12.2018

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